Občasno vlade držav izvajajo davčne zakone. Nekateri od njih se nanašajo na davkoplačevalce, ki prodajajo blago in storitve. Od njih je zahtevano, da beležijo in uporabljajo samo odobrene davčne blagajne ali naprave. Države izvajajo takšne zakone, da bi bilo pobiranje davkov bolj učinkovito in obvladljivo. Posledično so zavezanci dolžni predložiti potrdilo o prihodkih od prodaje. Zakon lahko od podjetij zahteva tudi, da v svojo programsko opremo za registrske blagajne vključijo varnostne funkcije ali integracijo fiskalnih varnostnih rešitev.
Pasti digitalizacije
Z naraščajočo digitalizacijo in prehodom s papirnega knjigovodstva na digitalne sisteme je postalo enostavno prikrito manipulirati s podatki. Ocenjuje se, da samo v Evropski uniji davčni organi vsako leto zaradi goljufij na področju DDV izgubijo na stotine milijard davčnih prihodkov. Obstaja veliko možnosti manipulacije:
-uporaba servisnih funkcij za ponastavitev podatkov in števcev,
-uporaba generatorjev poročil za zakritje informacij,
-zloraba funkcij usposabljanja,
-spreminjanje podatkov po izvozu v osebni računalnik,
-neposredno spreminjanje podatkov v pomnilniku blagajne.
Zaradi tega vse več držav po svetu uvaja davčne blagajne in varnostne rešitve. To davčnim organom omogoča zatiranje goljufij, ki vplivajo na davčno pomembne transakcije. Cilj uvajanja davčnih zakonov ni le preprečevanje davčnih utaj na področju direktnih in indirektnih davkov pri gotovinskem poslovanju, temveč tudi pridobitev podatkov o fizičnih osebah (zaposlenih), ki pri zavezancu z gotovinskim poslovanjem izdajajo račune. Za pridobitev davčne številke zaposlenega potrebuje davčna uprava za potrebe nadzora in dokazovanja vpogled v dejansko opravljeno delo fizične osebe. Omogočena mora biti možnost vpogleda v (ne)pravilnosti plačanih davkov in prispevkov od dohodka iz dela.
Davčne blagajne v Sloveniji
Vsa podjetja in podjetniki, ki poslujejo z gotovino, debetnimi in kreditnimi karticami ali drugimi plačilnimi sredstvi v gotovinski protivrednosti, morajo od 2. januarja 2016 izdane račune potrjevati Finančni upravi Republike Slovenije. Z drugimi besedami, od takrat morajo poslovati po principu sistema davčne blagajne. Davčno potrjevanje izdanih računov omogočajo elektronske davčne blagajne oziroma tako imenovane mini blagajne. Ne glede na način potrjevanja računov pa so vsi zavezanci pred prvim izdanim računom dolžni izpolniti nekatere davčne predpise.
Davčne blagajne v Sloveniji so urejene skladno z Zakonom o davčnem potrjevanju računov (Uradni list RS, št. 57/15). Zakon določa uvedbo davčnih blagajn v postopku izdaje računa pri gotovinskem poslovanju. Postopek potrjevanja računov morajo zavezanci, ki poslujejo z gotovino, izvajati od 2. januarja 2016. Dodatno je bil objavljen tudi Pravilnik o izvajanju Zakona o davčnem potrjevanju računov.
Davčne blagajne so prinesle začetne stroške vzpostavitve v ocenjeni vrednosti dveh milijonov evrov. Pomemben del stroškov je odpadla na uvedbo oziroma prilagoditev informacijskega sistema. Podatkov o stroških letnega vzdrževanja sistema ni. Finančna uprava Republike Slovenije je zaradi uvedbe certificiranih blagajn zabeležila 81 milijonov evrov dodatnih prihodkov.
Priporočila in obveznosti, vezane na davčne blagajne
Za davčne blagajne je mogoče pridobiti posebno digitalno potrdilo. To potrdilo ni isto, kot ga nekateri uporabljajo za dostop do portala e-davki ali za elektronsko bančništvo. Za davčne blagajne je potrebno pridobiti posebno digitalno potrdilo, ki ga podjetniki in samostojni podjetniki uporabljajo le za davčno potrjevanje izdanih računov. Digitalno potrdilo je obvezno tudi za tiste, ki po 2. januarju 2016 uporabljajo vezane knjige za izstavljanje računov/računov.
Za vse prostore, kjer se bodo izvajali posli davčnega potrjevanja računov, je treba narediti popis poslovnih prostorov. Definicija poslovnega prostora je dejanska pisarna, poslovna stavba, dostava ali katerokoli drugo vozilo. Tudi davčne blagajne sodijo v to definicijo, v kolikor podjetnik nima dejanske pisarne in se dejavnosti podjetja izvajajo na delovnem področju.
Pred izdajo prvega davčno potrjenega računa je potrebno vnesti in sprejeti interni akt. V njem mora biti navedeno, ali bo podjetnik za potrjevanje izdanih računov ali vezanih knjig uporabljal davčne blagajne, kar se potrdi preko mini blagajne. Ne gre pozabiti, da v istem prostoru ni mogoče uporabiti obeh. Po internem aktu morajo biti poslovni prostori dodeljeni in označeni z identifikacijskimi oznakami, zapisana morajo biti tudi pravila dodeljevanja serijskih številk računov. Prav tako je treba določiti oznake za elektronske naprave in fizične osebe, ki bodo izstavljale račune.
Davčne blagajne je mogoče kupiti, najeti ali potrditi vezano knjigo izdanih računov preko e-davčne službe. Elektronska blagajna (v obliki računalniškega programa) izpiše pravilno obliko trodelnih številk računov in dodatne podatke, ki bodo na računu (EOR, ESL, oznaka fizične osebe, ki izdaja račun, točna ura in datum). V primeru, da podjetnik še naprej uporablja vezano knjigo računov, je dolžan za vsak račun v roku 10 dni od dneva izdaje računa pridobiti vse podatke (EOR) iz tako imenovane miniblagajne.
Obvestilo za stranke mora biti v vsakem pisarniškem prostoru. Tudi če je to dostavno vozilo, stojnica ali elektronska naprava, ne glede na obliko izdanega računa (elektronski račun ali vezana knjiga računov). Obvestilo je namenjeno obveščanju kupcev, da jim prodajalec izda in preda račun. Kupec pa ga dolžan prevzeti in hraniti do izstopa iz poslovnega prostora. Obvestilo je mogoče natisniti s spletne strani finančne uprave.
Davčne blagajne morajo biti opremljene z digitalnim potrdilom. Hkrati mora biti vnešena oznaka osebe, ki izdaja račune, skupaj z davčno številko te osebe. Ob namestitvi potrdila za davčno potrjevanje računov v davčne blagajne je potrebno finančni upravi prijaviti oznake fizičnih oseb, ki bodo izdajale račune. To je potrebno storiti skupaj z njihovimi davčnimi številkami. Na določeni blagajni lahko račune izdajajo samo tiste osebe, ki so pravilno registrirane za to določeno blagajno z njeno oznako in davčno številko.
Pred prvim izdanim računom je Finančni upravi Republike Slovenije potrebno sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih, kjer bodo izdani računi. To se izvede preko programa davčne blagajne oziroma tako imenovane mini blagajne preko posebnega digitalnega potrdila.
Kaj ponuja sodelovanje s Shopsy?
E-blagajna Shopsy je maloprodajni informacijski sistem. Sestavljen je iz zaledne pisarne Shopsy Office in Shopsy davčne blagajne. S pomočjo sistema lahko podjetniki naročajo in prodajajo blago in storitve v e-blagajni, izstavljajo fiskalne račune prek mobilne davčne blagajne. Imajo možnost celovitega pregleda nad prodajo in poslovanjem ter upravljanjem zalog.
Aplikacija Shopsy ponuja fiskalno blagajno, ki je enostavna za uporabo. Primerna je za trgovino z blagom in storitvami. Omogoča popolno mobilnost, saj jo je možno uporabljati na telefonu, tablici ali računalniku. Ima naslednje prednosti:
-povezanost s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave Republike Slovenije,
-ena rešitev za vse platforme (WIN, Android, iOS),
-podpora za zaslon na dotik,
-podprti načini plačila: gotovina, kartice, boni, skupna plačila, transakcijski račun,
-oblikovana podoba po željah naročnika,
-pošiljanje računa po elektronski pošti.
